Step by step process (Dutch)

Note

This section is in Dutch and follows the same steps as the Demo mode.

Hieronder staat een typische workflow door het vernietigingsproces zoals dat mogelijk wordt gemaakt met deze applicatie. Het is mogelijk om het proces iets anders in te richten met behoudt van dezelfde functionaliteiten. Deze globale functionaliteiten staan beschreven in Destruction process overview.

Recordmanager

Taak: Opstellen vernietigingslijst (VL)**

Doel: Het initiëren van de vernietiging van verzamelingen zaken die wettelijk vernietigd moeten worden.

  1. Kies Opstellen. Alle zaken die in aanmerking komen voor vernietigen worden opghaald.

  2. Verfijn je selectie indien gewenst met de opties onder Filters door specifieke zaaktypen aan te vinken, of door de minimale datum waarop vernietigd mag worden mee te geven.

  3. Selecteer nu onder Zaakdossiers de zaken die je op de VL wilt zetten. Wanneer je Zaaktype aanvinkt, worden alle zaken in de lijst aangevinkt. Je kunt desgewenst afzonderlijke zaken af- en aanvinken.

  4. Na selectie van de zaken, kies je voor Aanmaken.

  5. Er verschijnt een dialoogvenster Vernietigingslijst starten, waarin wordt opgegeven:

    Kies Bevestig.

  6. Je ziet de VL nu in het overzicht van lijsten die door gebruiker record manager zijn aangemaakt. Met een icoontje wordt aangegeven dat de lijst onderhanden is.

  7. Wanneer er aanpassingen zijn voorgesteld door een proces eigenaar op eerder opgestelde lijsten, zie je deze lijsten ook terug in dit overzicht.

Log nu in als process eigenaar om de VL beoordelen.

Processowner

Taak: Beoordelen vernietigingslijst (VL)

Doel: Het controleren van de juistheid van verzamelingen zaken die volgens de record manager vernietigd moeten worden. Aan de hand van de controle kunnen suggesties worden doorgegeven aan de record manager.

Je ziet nu het overzicht van VLen. Je kunt het overzicht aanpassen naar de status (beoordeeld, te beoordelen, alle). Standaard worden de te beoordelen VLen getoond.

  1. Kies Beoordelen, en de VL wordt geopend.

  2. Wil je een zaak aanpassen, klik dan op de zaakregel in het overzicht. Kies Aanpassen, motiveer de suggestie onder Opmerkingen en sla op met knop Aanpassen Kies uitzonderen, en vervolgens Aanpassen. De suggestie zie je terug in het overzicht met een aangepast statusicoontje

  3. Wanneer je een zaak wilt uitzonderen, klik je op de zaakregel in het overzicht. Kies Uitzondering, motiveer de suggestie onder Opmerkingen en sla op met knop Aanpassen. De suggestie zie je terug in het overzicht met een aangepast statusicoontje.

  4. Kies Accorderen om de VL met eventuele suggesties op te slaan.

Wanneer er aanpassingen zijn voorgesteld, komt de lijst weer in de werkvoorraad van de record manager. Wanneer de lijst zonder aanpassingen geaccordeerd is, komt deze terecht in de werkvoorraad van de archivaris.

Log nu in als archivaris om de VL te accorderen.

Archivist

Taak: Beoordelen vernietigingslijst (VL) Doel: Het controleren van de juistheid van verzamelingen zaken die volgens de record manager vernietigd moeten worden.

Je ziet nu het overzicht van VLen. Je kunt het overzicht aanpassen naar de status (beoordeeld, te beoordelen, alle). Standaard worden de te beoordelen VLen getoond.

  1. Kies Beoordelen, en de VL wordt geopend.

  2. Kies Accorderen om de lijst te vernietigen.

Vernietiging van zaken

Nadat de archivaris voor Accorderen heeft gekozen, worden op de achtergrond een aantal systeemtaken opgestart. Zo wordt er een bewijs van vernietiging verstuurd en worden de zaken daadwerkelijk vernietigd.